O caminho da integração

Sistemas de gestão permitem enxergar melhor as variáveis do negócio e tomar decisões em menos tempo, com mais precisão.

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Rubem Barros


“Nunca deixe o computador saber que você está com pressa.” A frase, de autor anônimo, pertence mais ao folclore dos anos iniciais de uso dos sistemas informatizados, quando tudo parecia conspirar contra o usuário, do que à realidade atual. Do tempo dos desbravadores da microinformática aos dias de hoje, o número de adeptos de computadores pessoais (os PCs) cresceu na mesma proporção em que programas e sistemas se tornaram mais amigáveis. E também essenciais.










 Rosemary Soffner, 

da Re-Criar: em geral, 20% dos investimentos são para os equipamentos e 80%, para a capacitação


Difícil imaginar o cotidiano de uma instituição de ensino sem o uso de ferramentas tecnológicas, em especial no âmbito da gestão escolar.

Conceitos originários do mundo corporativo – como agilidade administrativa, eficiência na prestação de serviços (internos ou externos), confiabilidade das informações, avaliação de desempenho, gestão por indicadores e boa comunicação com a clientela – são hoje tão necessários na escola como em qualquer empresa de outra natureza.

Os sistemas de gestão do tipo CRM (Customer Relationship Management) podem integrar todas as informações nos âmbitos administrativo (contabilidade, fluxo de caixa, contas a pagar, emissão de boletos), burocrático (circulares, comunicados, agenda de reuniões on-line), de registro do histórico do aluno (notas, faltas, processos escolares), pedagógico e de comunicação com as famílias.

Cruzadas, essas informações proporcionam análises e quadros mais fiéis sobre a realidade da escola ou sobre o desempenho do estudante, permitindo a tomada de decisões gerenciais com mais segurança.

Por esse motivo, escolas de qualquer tamanho devem se informatizar ou atualizar seu parque tecnológico. No entanto, a primeira preocupação ao fazê-lo é dimensionar de forma adequada suas necessidades.

“Escolas de pequeno porte podem informatizar- se apenas com os programas Excel e Word.

Mas, quando há condição de se ter uma estrutura mais adequada, o software de gestão passa a ser imprescindível, pois alunos, pais e administradores querem facilidade e agilidade na obtenção de informações”, diz Paulo Pollo, da Wise Consultoria, empresa desenvolvedora do software WAE, que atende cerca de 40 escolas de ensino básico.

Na hora de definir os investimentos em tecnologia, a primeira coisa a fazer é listar as necessidades da instituição para adequá-las às máquinas (hardwares) e programas (softwares) a serem adquiridos ou atualizados.

Para isso, é recomendável ter o auxílio de uma consultoria que ajude a dimensionar as necessidades ao tamanho da escola e ao orçamento.

No caso do hardware, a preocupação central deve ser com o processador e a quantidade de memória, itens que podem alongar a vida útil da máquina.

“Tive casos de escolas que me procuraram para consultoria quando já haviam gasto todo o dinheiro a ser investido apenas com os computadores, e eles ainda estavam na caixa”, alerta Rosemary Soffner, da Re-Criar Assessoria e Desenvolvimento de Tecnologia Educacional.

Alguns procedimentos básicos antes de empenhar o dinheiro da instituição são, uma vez definido o produto, buscar vários fornecedores e analisar, além do preço final, as condições contratuais para assistência técnica, treinamento e atualizações do sistema.

Os fornecedores devem ser certificados ou ter um histórico conhecido no setor.

Outro ponto difícil de mensurar é o quanto investir, especialmente no que diz respeito aos softwares de gestão. Rosemary lembra que, normalmente, gasta-se 20% com o material e 80% em capacitação. E aconselha que a soma desses valores não seja superior a 15% da receita mensal. “O investimento inicial é o mais pesado e sua contabilidade deve ser feita ao longo da vida útil dos softwares. Depois, o custo maior fica por conta das atualizações”, lembra. Outra solução é planejar os investimentos ao longo do tempo, alocando recursos para os gastos futuros.










 Roberta Setti, do Pueri 

Domus: recurso estratégico para tornar ágil a implementação de mudanças


Os resultados costumam compensar. Em consultoria para informatização da rede municipal de Paulínia (SP), a Re-Criar identificou e ajudou a reduzir em 70% o desperdício de alimentos da merenda escolar no município.

Terceiros versus solução caseira – Como no mundo corporativo, a tendência é de contratar consultores externos para implantar sistemas de gestão.

Um dos problemas que essa escolha pode causar, no entanto, é a aquisição de opções pouco flexíveis, que não se adaptem ao universo escolar.

“A gestão da escola é complexa, diferente de outras atividades mais voltadas ao lucro. A escola tem outros objetivos, como capacitar professores e promover o conhecimento”, diz Carlos Alberto Pereira, diretor presidente da SoftCorp, parceiro tecnológico de universidades e escolas.

Algumas escolas preferem elas próprias desenvolver os sistemas de gestão, ainda que sejam minoria atualmente. O Pueri Domus, sistema de ensino com seis unidades próprias e 160 associadas, optou por esse caminho.

Entre 2000 e 2002, desenvolveu o Tesescola, que hoje abriga cerca de 420 usuários.

“Entendemos que se tratava de um recurso estratégico. Os sistemas que havíamos experimentado se mostraram pouco flexíveis à customização e eram pouco ágeis na implementação de mudanças”, relata Roberta Setti, diretora financeira da instituição.

Um dos principais objetivos do Pueri Domus ao desenvolver o programa, o de obter informações para a tomada de decisões gerenciais estratégicas, xo de caixa não ficar descoberto. O software possibilita, ainda, que o professor gerencie seu tempo com mais liberdade (há um template para definir quantas e quais avaliações serão feitas a cada bimestre) e o alimente conforme sua disponibilidade, inclusive de sua casa.










 René Birocchi, da Microsoft: trabalho de forma integrada para pinçar 

dados, cruzá-los e fornecer subsídios para os tomadores de decisão


Sistemas mais leves, que não necessitem de muito investimento em hardwares ou em técnicos especializados de TI, são os mais indicados para escolas de pequeno ou médio porte, segundo Alexandre Scolfaro, diretor superintendente do Universitário. O sistema educacional, que disponibiliza softwares acadêmicos e de gestão para as 200 escolas conveniadas, desenvolve, no momento, uma nova plataforma para os associados com esse perfil.

“Muitas escolas são administradas por professores que viraram empresários e têm pouca intimidade com ferramentas mais sofisticadas.

É preciso entregar relatórios que mostrem coisas como o desconto máximo a ser aplicado, as despesas fixas, o valor agregado, aspectos mais básicos da administração escolar”, avalia.

Grandes em cena – A maior aceitação dos princípios de gestão por parte de escolas vem tornando o mercado educacional mais interessante também para os grandes desenvolvedores. Itautec e Microsoft, por exemplo, têm produtos especialmente voltados ao setor.

A Itautec, além dos pacotes com soluções variadas (serviços de diagnóstico, infra-estrutura, instalação, help desk, cabeamento estruturado e redes wireless, entre outros), oferece dois produtos destinados ao ambiente escolar. Um deles é o Quiosque de Auto-Atendimento, solução para aliviar filas nas áreas administrativas e permitir aos alunos melhor acesso a informações relativas ao desempenho e posição financeira em relação à instituição. O custo varia de R$ 8 mil a R$ 13,5 mil.

Já o sistema de Monitoração Eletrônica via CFTV destina-se a monitorar, por meio de câmeras analógicas (com registro em fita digital), áreas consideradas estratégicas ou de risco. Nos dois casos, as soluções são mais adotadas por universidades, mas começam a ser estudadas por escolas de ensino básico.

Segundo Anália de Sá, analista de mercado da Itautec, o grande diferencial da empresa é a assistência técnica. “Estamos presentes em 2.700 cidades e temos 1.800 técnicos próprios, com várias possibilidades de contratos”, diz.

Diferentemente do mundo corporativo, em que muitas empresas precisam de assistência técnica 24 horas por dia e sete dias por semana, no universo escolar o mais freqüente é a requisição dos serviços durante as oito horas do período comercial, cinco dias por semana.

Os preços ficam mais altos quanto mais rapidamente a empresa tiver de solucionar o problema. Os prazos costumam variar de 24 a 72 horas.

Outra solução é a adotada pela SoftCorp, que oferece um call center para suporte remoto. “Funciona bem, principalmente para escolas menores.

Como a maioria dos problemas é de software, não de hardware, eles acabam sendo resolvidos por telefone, a um custo menor”, explica Carlos Alberto Pereira.

Já a Microsoft tem uma política agressiva de descontos para instituições de educação, chegando a oferecer licenças com 80% de desconto.

A empresa tem um programa de assinatura anual, o Aliança Acadêmica, plataforma destinada a laboratórios de informática, que prevê descontos na aquisição de softwares e servidores para fins de educação e pesquisa, incentivando a formação de comunidades.

Para escolas de pequeno porte (em que haja pelo menos 33 PCs), o Aliança Acadêmica é disponibilizado com todos os softwares da Microsoft, menos o pacote Office e o Frontpage (para criação de páginas na internet).

Além disso, qualquer programa comprado pela escola tem direito a 50 licenças para uso de professores.

Mas a grande aposta da companhia é o Learning Gateway. “Essa solução é resultado de pesquisa sobre como adicionar valor para o segmento educacional com a utilização dos diversos produtos da Microsoft, como o Windows, o Office, os servidores, tudo isso trabalhando de forma integrada para pinçar dados, cruzá-los e fornecer subsídios para os tomadores de decisão”, explica René Birocchi, gerente de Negócios Educacionais.

A solução traz uma espécie de “sinaleiro”, com indicadores visuais (verde, amarelo, vermelho) para análise de desempenho do negócio. Quando o usuário clica no indicador, “explodem” várias informações analíticas.

A solução vem acompanhada de um servidor (Sharepoint Portal Server), que permite aos usuários (professores, funcionários) montar seus próprios portais. Voltado a escolas que tenham pelo menos 2 mil alunos, o Learning Gateway fica em torno de R$ 10 mil anuais para colégios desse porte, sem contar o custo de implementação, feita por empresas parceiras da Microsoft.

Atualmente, a plataforma está sendo instalada no Colégio Visconde de Porto Seguro, uma das mais tradicionais de São Paulo (SP), cuja rede tem cerca de 500 computadores e 30 servidores. Para o novo gerente de TI da escola, Gustavo Beserra, sua missão é conciliar a tecnologia com as necessidades do negócio e, numa segunda etapa, disponibilizar ferramentas de Business Intelligence.

“Muitas vezes, o gestor não sabe o que precisa do ponto de vista tecnológico. Nosso papel é ajudá-lo a descobrir isso. Estamos colocando todo o conhecimento da escola dentro dessa ferramenta de CRM”, diz.

E a tecnologia tem de aparecer o menos possível nesse processo, ser “invisível”. “Cada vez importa menos para o usuário qual é o sistema em que ele está. O que importa é uma interface amigável”, completa.

De olho na segurança – Com a concentração das informações estratégicas nos sistemas de gestão tipo CRM, uma nova preocupação está na ordem do dia: a segurança.

No mundo empresarial, esse é um foco crescente das áreas de TI. Segundo o IDC-Brasil (International Data Corp.), ataques de vírus, acessos indevidos, mudanças na configuração dos sistemas sem autorização e invasão de hackers são os maiores problemas de segurança corporativa tecnológica.

Para isso, as escolas devem instituir procedimentos e processos que minimizem os riscos. Em primeiro lugar, devem fazer o backup automático e gravar informações de histórico escolar dos alunos fora da rede, em CD. Devem dispor de firewalls e outras barreiras, sempre atualizadas, na operação do sistema.

Outro recurso importante é a implantação de senhas, com níveis de acesso diferenciados. E, além disso, os usuários devem ser treinados.

Mas, no caso da tecnologia, a ameaça pode vir dos próprios alunos.

“Eles têm muito conhecimento sobre o assunto e muitas vezes uma atitude desafiadora. De uns anos para cá, os ambientes estão mais vulneráveis”, diz Carlos Alberto Pereira.

Uma opção do mundo corporativo que ainda é inviável para as escolas, mesmo as grandes, é o hosting, a hospedagem de seus servidores em Data Centers, locais com dispositivos de segurança máxima para evitar o ataque ou a indisponibilidade dos sistemas.

“Por enquanto, só servem para estruturas muito grandes, pois custam muito caro. Mas é uma hipótese que temos estudado, pois é muita responsabilidade guardar todas essas informações na escola”, diz Roberta Setti. Ao que tudo indica, é uma questão de tempo, pois os Data Centers já voltam seus olhos para as médias e pequenas empresas.


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