Na palma da mão

Escolas investem em sistema de informação para agilizar e melhorar serviços administrativos

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Gabriela Izique e João Marcos Rainho

Todo ano é a mesma coisa: um tempo enorme é perdido para fechar a grade de horário dos professores e administrar disciplinas e turmas. Escolas que têm mais de uma unidade física, então, penam para manter esse controle. Basta um professor faltar a uma aula para colocar em xeque toda a organização. Isso sem falar nas semanas de entrega de notas, nos boletins, na folha de pagamentos, no acompanhamento das mensalidades. Finalmente, as escolas vêm delegando à máquina esse trabalho mecânico e maçante. Enquanto
softwares

educativos revolucionam o ensino nas salas de aula, sistemas automatizados de gestão começam a ser usados para transformar a papelada e a burocracia em ferramentas úteis para a comunidade escolar.




Nos últimos anos, o mercado foi inundado por diversos sistemas e programas que pretendem fazer essa ponte. É o caso do sistema COC, sediado em Ribeirão Preto (SP), que oferece
softwares

acadêmicos e administrativos, além dos tradicionais materiais didáticos impressos. “A implantação de tecnologia é gradual e envolve a qualificação de pessoas; não existem soluções prontas”, opina Tadeu Terra, diretor de relacionamento do COC. A empresa oferece um completo pacote de parceria, incluindo assessoria em gestão e diversas ferramentas tecnológicas de apoio à educação, motivo pelo qual não vende seus produtos e serviços separadamente.




Oferecer ferramentas de gestão dentro de um pacote de serviços também é o foco do Pueri Domus Escolas Associadas. Em parceria com a TeseTec, o Pueri Domus criou o
software


Tesescola

, que pode ou não ser vendido com outros produtos e serviços da empresa. O programa, que integra as áreas administrativa, financeira e pedagógica, auxilia no gerenciamento de bibliotecas, permite catalogação cooperativa, cria fórmulas para o cálculo de notas, exporta informações para o Excel e gera conteúdo para subsidiar o Censo Escolar, entre outras características.




“O gestor que adota o
Tesescola

ganha tempo na administração de processos, tornando a escola mais eficiente e competitiva”, afirma Guilhermino Figueira Neto, diretor-geral do Pueri Domus. Ele explica que os
softwares

administrativos e pedagógicos devem “falar a mesma linguagem” para que a tecnologia seja realmente um fator facilitador e de integração das instituições.




Fornecedores – O casamento entre as áreas pedagógica e administrativa já é considerado um nicho de mercado para as empresas de tecnologia especializadas em ambientes escolares. A Conecteeducação, que atua no ramo há dez anos – atende escolas em todo o país e agora conta com representações em Portugal, Espanha e Canadá -, está atenta a essa nova tendência. A Conecteeducação desenvolve, implanta, assessora e oferece suporte presencial nas escolas para a utilização dos recursos tecnológicos no processo pedagógico.




Francisco Fernandes, gerente regional da Conecteeducação, explica que a plataforma comercializada pela empresa permite que a escola crie sua identidade pedagógica via internet. Um diferencial do
software

é a possibilidade de o aluno salvar informações, pesquisas, trabalhos, notas e faltas em um CD-ROM, gerando assim um portfólio de aprendizagem, equivalente ao histórico escolar.




Em boa parte das escolas, a adaptação ao sistema tecnológico costuma ser acompanhada de intenso processo de capacitação. Por isso, a maioria das empresas oferece treinamento para funcionários. É o caso da Geha Sistemas de Informática, que desenvolveu e comercializa o
Urânia

– solução de gestão que elabora a grade de horário dos professores – para mais de 3.500 escolas públicas e privadas, nos últimos 18 anos. Parece um produto muito específico? Pois esse é o segredo e a vantagem do programa. “Descobrimos que boa parte do tempo de planejamento anual do professor é perdido com a confecção mecânica da grade de horário das aulas”, explica Cintia Moiana, gerente de marketing da Geha. O
software

trabalha em conjunto com os programas gerenciais das escolas, interagindo até com os sistemas das secretarias de educação.




“O
software

monitora onde e quando os professores estão trabalhando, o que ajuda o setor público a combater os funcionários fantasmas”, complementa Cintia, entusiasmada com esse mercado nas escolas. O usuário conta com suporte técnico via internet ou por telefone.




Victor de Oliveira Cosme, diretor da QI Quality, que atua há 12 anos no segmento de gerenciamento escolar, acredita que a informatização dos processos é vital. A empresa oferece cinco produtos diferenciados. O
QI Class Studio

é um sistema de administração escolar que permite organização, controle e supervisão de todos os setores da escola. Engloba módulos de administração financeira, secretaria, matrícula, processo seletivo e controle gerencial. Já o
QI Bib Web

funciona como uma biblioteca informatizada com versão para internet. A empresa oferece, ainda, o
QI-Acesso

, um sistema de controle de freqüência de alunos; o
QI-Pronto Marketing

, para comunicação, atendimento, pesquisas e eventos, que ajuda no planejamento de marketing; e o
QI Evolução

, que fornece indicadores para um rápido levantamento dos pontos “forte” e “fraco” da instituição, auxiliando na avaliação institucional.




Outra empresa desse segmento, a Perseus Tecnologia da Informação, trabalha há mais de seis anos exclusivamente no setor de gestão educacional e atende cerca de 150 instituições de ensino. A entidade oferece um programa para escolas, o
Perseus i-School

, e outro só para faculdades, centros universitários e universidades, o
Perseus Athens

. Segundo Camilo Bornia, presidente da Perseus, os módulos dos
softwares

são integrados e permitem “controle administrativo, financeiro, gerencial e pedagógico da instituição”. Podem ser estendidos para a web, onde pais acompanham a evolução do boletim, tiram um extrato das mensalidades e solicitam segunda via do boleto de cobrança; e professores lançam notas, avaliações e diários de classe.




O caminho escolhido pela Soft Works, empresa que trabalha desde 1995 exclusivamente na área educacional, foi justamente o de desenvolver produtos sob medida. Há desde opções para escolas com 60 alunos até sistemas desenhados para universidades com mais de 5 mil alunos. O sistema operacional
Saori

adapta-se à cultura já existente na instituição e pode ser implementado a partir de um ponto de internet. A ferramenta organiza a vida acadêmica, auxilia na preparação e acompanhamento de aulas e conteúdos, e fornece informações sobre notas, matrículas e comunicados.




Já a Prima Informática, fundada em 1993, já vendeu cerca de 2 mil cópias do
SophiA – Gestão Escolar

,
software

direcionado a instituições de ensino infantil, fundamental, médio, superior e técnico. O programa é modular e permite o controle de relatórios financeiros, administrativos e educacionais, cadastros de notas e controle do quadro de professores, tudo via internet.




Com unidades espalhadas em 40 pontos estratégicos, a RM Educacional oferece soluções para gestão escolar que interligam as áreas de recursos humanos, compras, financeira, secretaria, tesouraria, biblioteca e portal educacional. A empresa possui um leque de serviços voltados para as escolas que também podem ser contratados separadamente. O suporte técnico – outro ponto a se atentar quando se pretende contratar serviços de gestão tecnológica – tem atendimento em 25 Estados e pode ser feito presencialmente, por telefone ou via internet.




Preços -Quando se fala em tecnologia educacional, há muitas nuances a serem consideradas antes de fechar um contrato – mas a que parece ter mais peso, além da qualidade do produto, ainda é o custo. Para as escolas que querem adotar um
software

de gestão, algumas empresas cobram uma licença de uso, além de um valor mensal de adesão, que costuma ser calculado com base na quantidade de módulos a serem adquiridos e no número de alunos da entidade. Os preços mensais de manutenção partem de R$ 300, aproximadamente, mas o custo da licença de uso varia bastante, especialmente se a escola quiser comprar os direitos permanentes do
software

.




Os especialistas recomendam, ainda, que as escolas adquiram produtos modulares para facilitar a implantação e a operação. A atualização de versões e manutenção preventivas ou corretivas, até por via eletrônica, também devem ser analisadas na hora de fechar o contrato.


O mercado de
softwares

para escolas está tão aquecido que será tema do Tec Educ@tion 2004, o primeiro congresso brasileiro de tecnologia educacional, organizado pela Humus Consultoria. O evento acontecerá em São Paulo (SP), nos dias 26 e 27 de agosto. (Reportagem: Gabriela Izique e João Marcos Rainho)



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