Análise de dados ganha espaço na gestão escolar

Ações que utilizam Data Analytics e Business Intelligence auxiliam na tomada de decisão no ambiente escolar

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Crédito: Shutterstock

Pela natureza do trabalho que desempenham, as escolas geram grande quantidade de dados diariamente: alunos que compareceram e faltaram, quem se atrasou, quem cumpriu as atividades pedidas pelos professores, qual conteúdo foi trabalhado em classe, se o conteúdo está seguindo o previsto no planejamento, qual foi o desempenho dos alunos, das turmas, das séries, em cada tipo de avaliação, em cada disciplina. Na rede particular, também há, além desses, dados que vão desde o gasto na cantina até a inadimplência nas mensalidades.

Até pouco tempo atrás, essas informações eram subaproveitadas, seja do ponto de vista pedagógico, seja na gestão administrativa da instituição. Mas a coleta, o armazenamento e a organização desse grande manancial já passaram a fazer parte da rotina de algumas instituições.

Esse movimento marca a chegada às escolas dos conceitos de Data Analytics e Business Intelligence, nomenclaturas comuns no mundo empresarial para designar a capacidade tecnológica de extrair de uma grande quantidade de dados análises que ajudem na tomada de decisão. No ambiente escolar, essas decisões podem ocorrer em todos os níveis, desde um professor que percebe a necessidade de fazer a revisão para um grupo específico de alunos que não compreenderam certo conteúdo, chegando a um gestor que decide mudar a estratégia de marketing para atrair novos alunos da vizinhança.

Quando a iniciativa parte da gestão da instituição de ensino, a construção do conjunto de dados costuma ser colaborativa. Na Escola Lourenço Castanho, paulistana e particular, a necessidade de criar e organizar informações começou a ser sentida em 2013, quando a instituição adotou um novo currículo. “Eu precisava acompanhar a implementação, para ter certeza de que a mudança não ficaria só no papel. Como temos quatro unidades fisicamente separadas, precisava de uma solução on-line para reunir todas as informações”, conta Fábia Helena Antunes, diretora de currículo do colégio.

No ambiente virtual de troca, cada professor inclui dados e vê documentos dos colegas da mesma etapa de ensino. Alguns dos arquivos são criados coletivamente. A direção fica com acesso a tudo. “No ciclo da educação infantil, cada professor tem seu semanário da sala de aula, por exemplo. No fundamental 1, estão lá todas as atividades e sequências didáticas. No fundamental 2, são os coordenadores de área que incluem os materiais”, cita Fábia.

Além de acompanhar o trabalho dos docentes, é possível seguir o desempenho dos alunos. “Dá para puxar todas as informações de notas, fica tudo numa planilha. Posso ver a média da sala, ou a média da série por instrumento de avaliação. Sem sair da minha sala, acompanho desde o desenvolvimento individual do aluno até o geral”, diz. Como grande parte do material didático é produzido pelo próprio colégio, que tem uma gráfica, Fábia também é avisada cada vez que chega um arquivo para ser impresso e, desta forma, consegue ver exatamente o que foi entregue na mão de cada estudante. “Se entra um novo professor, ele pode ver todos os instrumentos de avaliação aplicados nos últimos cinco anos, por exemplo.”

Como são muitas informações – e a diretora recebe uma notificação a cada alteração em documentos – ela sentiu necessidade de organizar um sistema de trabalho para lidar com a novidade. “Separo as notificações numa pasta e tiro um dia por semana para entrar no ambiente.” O ambiente virtual facilitou seu trabalho, diz, mas não a eximiu da responsabilidade de encontrar a razão dos problemas e buscar as respostas. “A partir de algumas evidências, dá para fazer adaptações de curso antes de o trimestre acabar. As análises me dão um sinal de fumaça, onde devo olhar com uma lupa, mas não as respostas.”

Pontapé inicial

Duas outras instituições paulistanas tradicionais iniciaram neste ano o uso de ferramentas de análise de dados educacionais para fins pedagógicos: a rede Visconde de Porto Seguro e o Colégio Dante Alighieri. No Porto Seguro, a solução foi comprada de uma grande empresa de tecnologia e adaptada às necessidades locais. No Dante, tudo foi desenvolvido internamente, de acordo com as demandas de professores e coordenadores. “Antes, a gente tinha um sistema surdo, que só recebia e armazenava os dados. Agora, ele faz análises. Mostra, por exemplo, se mais de 30% das notas foram abaixo da média. Assim, o professor pode olhar para isso antes da prova final”, explica Valdenice Minatel, coordenadora do departamento de tecnologia do Dante.

Com três campi e mais de 10 mil alunos em todas as etapas do ensino básico, o sistema de Business Intelligence promete facilitar a gestão pedagógica no Porto Seguro. “Dá para ter o desempenho por matéria, por professor, por aluno, por unidade, fazendo um relatório muito facilmente. Posso ver, por exemplo, que a nota em matemática do 3o ano está inferior à do 2o”, explica Alexandre Marcondes, diretor de tecnologia educacional da instituição. Houve um período de quatro meses de treinamento, primeiro da equipe técnica, depois dos diretores e coordenadores que têm acesso aos dados gerais. “Não tivemos dificuldades, porque é muito simples de ser operado, tudo bem gráfico”, garante.

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Alexandre Marcondes, do Porto Seguro: Business Intelligence permite ações rápidas de gestores (Crédito: © Gustavo Morita)

Mais do que simplesmente saber do andamento do aprendizado da rede, a intenção é que os gestores possam agir mais rapidamente. “Os relatórios são dinâmicos: vão à base de dados e pegam os resultados que estão lá na hora. As pessoas vão interferir na estratégia, direcionar ações de acordo com os resultados”, afirma Marcondes. Como a mudança foi muito recente, ainda não é possível ter um balanço dos resultados.

Embora o sistema de BI seja novidade, o Porto Seguro usa uma série de outros recursos para facilitar a rotina dos gestores. Agenda on-line, diário de classe eletrônico que também permite o lançamento de notas e um sistema integrado de gestão empresarial que integra a área de recursos humanos e folha de pagamento são algumas das aplicações já consolidadas na instituição. “Para dar conta de tudo, temos um sistema de wifi que cobre 90% da área do colégio – e está em 100% das salas de aula. Todos os professores recebem um tablet, para que possam usar os recursos”, diz Marcondes.

Ao todo, são mais de 50 aplicações, que precisam de um sistema de monitoramento em tempo real. Em uma sala de controle, a equipe de TI sabe exatamente se tudo está no ar como deveria.

O que todo mundo já sabe

Há alguns anos, um professor de uma das escolas do grupo Weducation, que congrega cinco instituições de ensino associadas, criou uma planilha digital para facilitar sua rotina dentro da sala de aula e fazer o diário de classe de forma mais eficiente. Uma solução simples, que passou a ser compartilhada com colegas e ganhou notoriedade entre os gestores. Este ano, a solução foi adotada oficialmente pelo colégio Mater Dei, de São Paulo, que faz parte do grupo.

“O diário de classe é uma obrigação legal. Hoje o nosso professor faz até pelo celular, só clicando para marcar faltas. Depois o arquivo é compartilhado por uma ferramenta do Google que todo mundo sabe usar”, relata Sueli Cain, diretora pedagógica da escola. As informações se tornam de conhecimento de toda a coordenação e os pais logo são notificados se o aluno falta muito, ou chega frequentemente atrasado. Também foi incorporada à planilha uma parte para as notas. “O professor coloca qual vai ser a fórmula de cálculo e sai tudo pronto.”

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No Colégio Mater Dei (foto), o professor pode preencher o diário de classe pelo telefone celular (Crédito: © Gustavo Morita)

O compartilhamento de documentos é uma medida simples que, adotada de forma sistemática, ajuda na organização da escola. “O planejamento do professor também é feito em um documento compartilhado na rede. Assim, vamos acompanhando para ver se está tudo como o esperado”, conta a diretora. Na hora da avaliação, a escola adota com frequência outra estratégia simples e gratuita: formulários on-line. “Os testes em formulários são até melhores, porque o professor pode incluir um vídeo, uma música. E os alunos ainda têm a liberdade de pesquisar durante o exame, ou seja, estão aprendendo durante a avaliação.”

As famílias recebem uma parte desse total de informações. Se para elas não importa a frequência de toda a turma ou conhecer com profundidade o planejamento docente, elas podem ajudar os alunos em casa se souberem quais são os deveres, provas e datas de entrega de projetos. “Mandamos um lembrete por e-mail uma vez por semana. Foram os pais que pediram assim, chegamos a um acordo durante uma reunião. Se fossem notificados a cada vez que um professor adiciona uma tarefa, seria demais”, diz Sueli.

E, graças à adoção de tecnologias consagradas, os pais também podem falar e ouvir mesmo se não conseguem chegar a tempo para o encontro presencial na escola. “Alguns participam da reunião por videoconferência. Também usamos essas ferramentas para reuniões com diretores de outras escolas.”

A rejeição virou bênção

Ao optar por recursos bastante conhecidos e fazê-los de forma a melhorar processos que já existem, as escolas ganham a adesão tranquila – e até entusiasmada – dos professores. Aos poucos, o discurso de que o professor resiste às novas tecnologias vem perdendo força.

“O diário de classe eletrônico tira um peso do professor. Ele ganha agilidade e sobra mais tempo dentro da sala de aula. Não tive nenhuma resistência”, garante Sueli. Outro ponto importante, defende a diretora, é que seja tudo muito “intuitivo”, de forma que a tecnologia seja algo que facilite, em vez de representar um transtorno extra. “Trabalho em escola há 40 anos e vejo que a tecnologia é uma bênção.”

A formação constante e acompanhamento do uso são pontos-chave para manter a adesão fácil. “Faço capacitações constantes. Há cinco anos instituímos um calendário mensal de treinamentos”, diz a diretora. Depois da capacitação, aconselha, deve haver sempre quem tire dúvidas e oriente os docentes em caso de dificuldades.

Muitas vezes, são os próprios professores que pedem ou promovem as mudanças. Faz dois anos que o Colégio Santa Maria adotou um portfólio digital para a educação infantil, uma solução pedida pela equipe que atua nas salas de aula. Desde então, as atividades das crianças pequenas ficam disponíveis para a família por meio de um link com senha.

Mostrar o portfólio aos pais não é nenhuma novidade, apenas a forma como isso é feito tem mudado com o tempo. “Antes, os trabalhos iam para as casas por CD, depois via e-mail. Agora, foram colocados totalmente on-line. A vantagem é que o trabalho ficou mais fácil para as professoras, mais simples. Como trouxe uma melhoria num processo que já era feito, não tivemos nenhuma resistência”, afirma Muriel Alves, coordenador de tecnologia educacional da escola.

O processo de implantação também foi simples: o setor de tecnologia fez uma pesquisa de possíveis ferramentas, escolheu a que parecia mais adequada à escola e apresentou ao corpo docente em uma semana de capacitação tecnológica que ocorre todos os anos. “A gente capacitou, mas agora quem controla tudo é a coordenadora da educação infantil. As professoras fazem tudo sozinhas, não precisam mais de suporte.”

Além de serem inovações que agilizam processos, Muriel, que está há 15 anos na escola, também acredita que mudanças no perfil do professor ajudam na adoção de novas tecnologias. “Os professores vão se adaptando gradativamente e vão chegando novos docentes, pessoas já familiarizadas com o uso da tecnologia para tudo.”

Professor por ele mesmo

Nem todas as escolas adotam políticas de inovação tecnológica para ajudar na gestão pedagógica. Mesmo assim, um professor isoladamente consegue aproveitar ferramentas digitais disponíveis gratuitamente para agilizar sua rotina, levantar dados sobre suas turmas e usá-los de forma a aprimorar a gestão de suas salas.

Na rede pública estadual de São Paulo, os docentes têm acesso ao aplicativo Di@rio de Classe, no qual conseguem visualizar as turmas, registrar as aulas e lançar e consultar a frequência e as notas dos alunos. A solução funciona mesmo sem conexão com a internet, para responder à realidade de grande parte das escolas da rede. Os dados são sincronizados assim que o dispositivo móvel for conectado a alguma rede wifi. Assim, o profissional não gasta a cota de dados de seu plano de telefonia.

O projeto piloto do Di@rio de Classe foi lançado em outubro de 2015 e o aplicativo está disponível para os sistemas operacionais Android e iOS há um ano. Nesse período, 5 mil professores, de um total de 250 mil, fizeram download da aplicação. Apesar de o número ser relativamente baixo, a secretaria informa que não há uma meta predefinida de uso, pois fica a critério dos docentes adotar ou não a ferramenta. “O aplicativo está disponível para todos, mas não é obrigatório”, disse a secretaria em nota. Mas seu uso mais amplo facilitaria o trabalho da equipe gestora, pois os dados do aplicativo são sincronizados com a plataforma Secretaria Escolar Digital, que poderiam ser consultados por coordenadores e diretores em tempo real.

A pasta também garante que o diário atende às necessidades de seus professores. “Os professores que iniciaram o projeto piloto encaminharam diversas sugestões e apontamentos, que foram analisados e incorporados, de acordo com a viabilidade. Uma implementação significativa foi a incorporação do fechamento (consolidação) das notas e faltas bimestrais”, cita a secretaria.

Na hora de fazer avaliações diagnósticas, mesmo em escolas sem computadores ou outros dispositivos digitais para que os alunos possam responder em formulários on-line, o professor vem ganhando novas opções, como o aplicativo Simplifica, lançado este ano pela editora SM e de uso gratuito para todo professor de ensino médio. “Um professor que aplica uma prova de gabarito pelos métodos convencionais tem de ficar corrigindo um por um. Uma tarefa que muitas vezes leva para casa, fora de seu horário de trabalho. Com o Simplifica, a câmera do celular é usada para a correção. Isso economiza tempo”, explica André Monteiro, gerente de novos projetos do Grupo SM.

Para além de economizar tempo, o docente tem à mão estatísticas de erros e acertos, que possibilitam ajustes de rota na sequência didática prevista. “Com os relatórios, é possível saber na hora as habilidades em que os alunos estão melhores, quais deles estão bem. Assim, podem retomar conteúdos seja para toda uma classe, uma turma, seja para um grupo específico”, diz Monteiro.

Monteiro, contudo, reconhece que essa ajuda não dispensa outras formas de avaliação e monitoramento do aprendizado. “Ninguém deve fazer suas aulas só com base nesses resultados, mas não podemos ignorar que é uma métrica importante. A ideia é tratar a informação de forma que seja mais fácil entender o que está acontecendo, tomar decisões e acompanhar o aprendizado do aluno.”

Gestão comercial

Os dados trazem insights valiosos para os processos pedagógicos, mas não só para eles. A rede particular pode aproveitar as informações para transformar a gestão comercial. Para isso, é claro, é necessário ler os dados e saber que atitudes tomar frente a eles. “Temos sistema de Business Intelligence na nossa rede há 10 anos – são 40 escolas de referência – mas percebemos que sem o apoio, sem uma consultoria, o sistema só informava. Ele não gerava conhecimento”, diz Thamila Zaher, diretora do grupo educacional SEB.

Uma ferramenta tecnológica, defende Thamila, pode até apontar problemas em tempo real, mas ela não gera mudanças. “Tem de saber conduzir, encontrar as falhas e pensar estratégias para reverter. A tecnologia é só a ferramenta.” Por isso, mais do que ter ferramentas, Thamila defende que é preciso criar bons processos. “Certas estratégias de gestão já existem no setor empresarial faz tempo, e entendemos que uma escola, num ambiente de alta complexidade como o de hoje, também precisa deles.”

Ao sentir falta de uma visão empresarial nas instituições de ensino, o grupo configurou e passou a oferecer serviços do tipo, lançados este ano sob a marca Conexia. “Há três anos a gente começou a entender que havia um gap de gestão na escola, desde o diretor, até o coordenador e o professor. Trabalhamos para encontrar formas de melhorar.”

Um colégio particular tem de se enxergar como uma instituição que precisa captar recursos, diz ela. “Fazemos um acompanhamento em tempo real da captação de alunos, para o colégio poder direcionar melhor seus custos. É preciso ver se não tem visitas, por exemplo, ou se tem visitas, mas elas não se convertem em matrículas, para poder atuar de forma correta”, afirma a empresária.

Para quem já está matriculado, é preciso fidelizar. A criação de um canal de relacionamento com os pais pode ser um bom caminho, mas não se trata apenas de contratar um aplicativo. “Tem de saber como esse aplicativo pode gerar proximidade, acompanhamento da vida acadêmica dos filhos. Para isso é preciso estabelecer uma rotina, formar a equipe para usar a ferramenta, criar relevância para os conteúdos. A inovação é ir além da ferramenta, é dar o valor que traz os pais para junto da escola”, afirma.

Assim como no caso da avaliação dos alunos, também no âmbito do relacionamento os dispositivos digitais podem ser muito úteis e dar uma visão melhor de processos e pessoas. Mas não dispensam a ação humana, dos educadores e gestores, seja para conceber parâmetros, seja para agir sobre os resultados.


Segurança é prioridade

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Dois anos atrás, atas de reuniões pedagógicas de um grande colégio da capital paulista vazaram na internet. Os documentos continham anotações sobre o comportamento de estudantes, além de dados médicos e familiares. O caso ganhou repercussão e a instituição precisou se desculpar publicamente com os alunos e pais.

Ao digitalizar tantas informações, colocá-las na rede para que se tenha acesso fácil, a questão de segurança de dados precisa se tornar prioritária. A inclusão de smartphones, notebooks, tablets e dispositivos USB de diversos usuários na rede escolar aumenta o risco tanto de danos em ferramentas, como de roubo, adulteração e divulgação de dados confidenciais. O desafio é, portanto, dar acesso, mas também proteção a informação confidencial.

Os cuidados com segurança custam caro, mas não podem ser negligenciados, defende Valdenice Minatel, coordenadora do departamento de tecnologia do colégio Dante Alighieri. “Temos uma série de protocolos, auditorias, sempre tentando nos adaptar”, explica. “Exige um investimento alto, mas tem de ser prioridade na escola.”

Nem todo o esforço é garantia absoluta de proteção, reconhece a diretora, mas ela diz que é preciso buscar constantemente os pontos de vulnerabilidade para corrigi-los. E fazer isso passa pela educação da comunidade, porque na maior parte das vezes os pontos de falha são o comportamento dos usuários. “Em geral é o próprio usuário que torna o sistema frágil. Temos uma política de troca de senhas compulsórias para funcionários e campanhas para os alunos também”, cita.

Como se trata de um colégio, as questões de segurança são tratadas como um ponto importante sobre o qual os estudantes devem ter conhecimento. “E esperamos que eles levem para casa essas ações de segurança, que possam multiplicar na família para termos todas as famílias seguras também”, diz Valdenice, para quem o setor de TI não pode nunca perder de vista o viés pedagógico. “As questões da escola são diferentes das de um banco, de um hospital.”

Além de proteger os dados dos alunos contra rapto de informações, golpes e vírus, a escola tem a responsabilidade de preservar tudo isso, o que exige uma política de backup. “Um apagão não pode colocar a perder a vida acadêmica dos alunos. Temos a guarda de documentos muito importantes. O backup também exige um investimento alto, mas vai preservar o coração da escola. É um tipo de investimento que não aparece, mas é estratégico. Existe uma relação de confiança da família na escola, e não podemos correr o risco de perder credibilidade.”

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